Zeitslots im Einlassbereich: konsequent sein oder tolerant?

Mit gestaffelten Zeitslots für den Einlass lassen sich Menschenansammlungen vermeiden. Wie streng man die Einhaltung der Zeitfenster durchsetzt, hängt ganz von der Art der Veranstaltung ab: In einigen Fällen sollte man verspätete Besucher durchwinken, in anderen muss die Einlasskontrolle den Zutritt verweigern. Darüber hinaus gibt es interessante Anwendungsfälle für Zeitslots, die nichts mit COVID-19 zu tun haben.

Noch haben nicht alle Bundesländer den Messebetrieb wieder zugelassen. Es ist aber bereits abzusehen, dass die meisten Vorschriften ein ähnliches Hygienekonzept fordern, wie es die Bayerische Staatsregierung am 17. Juli 2020 vorgelegt hat.

Das „Hygienekonzept zur Wiedereröffnung von Messen, Kongressen und Ausstellungen“ stellt zwei zentrale Forderungen:

  1. die vollständige Registrierung aller Teilnehmer
  2. die Umsetzung wirksamer Schritte zur Vermeidung von Menschenansammlungen

Glücklicherweise lassen sich diese beiden Forderungen optimal kombinieren, indem man die Registrierung mit der Auswahl eines Zeitfensters verbindet. In diesem Zusammenhang wird häufig der Begriff Zeitslots gebraucht. Doch wie setze ich Zeitslots optimal ein und welche Use-Cases bieten sie einem Veranstalter?

Zeitslots in ADITUS-Produkten

Bei allen aktuellen ADITUS-Produkten gehört die Unterstützung von Kontingenten und Zeitslots zum Standardumfang. Dabei ist die Ticketkontingentierung tief in den Planungsprozess integriert. Kontingente lassen sich nicht nur für die Veranstaltung als Ganzes festlegen, sondern auch für konkrete Teilnehmergruppen.

Die Integration der Zeitslots für Besucher, Personal und Dienstleister in das ADITUS Web-TERP, Besucherportal und Exhibitor-Service-Center hat den Vorteil, dass sich bestehende Marketingkonzepte unverändert fortführen lassen.

Kontingente werden stets artikelübergreifend angelegt. So wird das Tageskontingent automatisch immer eingehalten, ohne die Nutzung von Gutscheinen, Promotion-Codes oder das Anlegen weiterer Artikel einzuschränken. Damit sparen Veranstalter viel Zeit in der Konfiguration und bleiben während der gesamten Vorverkaufsphase bis zum Veranstaltungstermin flexibel.

Einsatzzwecke für Zeitslots

Letztlich sind Zeitslots eine spezielle Form der Kontingentierung. Zeitslots lassen sich nicht nur für Corona-Maßnahmen im Einlass einsetzen, sondern auch zur Begrenzung des Ticketverkaufs für Veranstaltungen mit beschränkten Kapazitäten, etwa Vorträge in Kongressräumen. Der Umgang mit den Zeitslots hängt von den jeweiligen Anforderungen ab.

Veranstalter legen im Zuge ihrer Planung die Teilnehmerkapazität für die Veranstaltungstage fest und definieren bei Bedarf Zeitintervalle und Kontingente. Als Grundlage dienen die Zutrittszahlen vergangener Events. Entscheidend ist, dass die Menschendichte in den Eingangsbereichen konstant auf einem Niveau gehalten wird, das hygienisch unbedenklich ist.

Besucher geben im Besucherportal bzw. Ticketshop ihre Kontaktdaten ein und melden sich für einen Zeitslot an. Intervalle stehen nur solange zur Auswahl, bis das jeweilige Kontingent aufgebraucht ist. Die Auswahl schrumpft also, je mehr Teilnehmer sich anmelden. Dies dürfte bei Besuchern das Interesse an einer frühzeitigen Registrierung steigern.

Registrierte Besucher können den gewählten Zeitslot bei Bedarf nachträglich anpassen.

Zeitslots zur Entzerrung im Eingangsbereich

Ist das Ziel ausschließlich die Vermeidung von Menschenansammlungen im Eingangsbereich einer Messe, sollten Besucher das Event auch außerhalb ihrer Zeitslots betreten können. Schließlich haben weder Veranstalter noch Aussteller etwas davon, zahlenden Besuchern, Medienvertretern und interessierten Kunden den Einlass zu verweigern.

Verspäten sich Besucher unverschuldet (z. B. durch Stau, Zugverspätung), sollten sie trotzdem schnell Zutritt erhalten. Müssten diese Besucher alle zum Info-Schalter, würde das genau zu den Menschenansammlungen führen, die man vermeiden will.

Der offensichtliche Einwand ist: „Aber wenn sich das herumspricht, hält sich doch niemand mehr an sein Zeitfenster.“ Dem sei entgegengehalten, dass sich Besucher bereits im Moment der Registrierung selbst an ein Zeitfenster binden und ihren Messebesuch entsprechend vorausplanen. Daraus ergibt sich eine selbst erziehende Wirkung, die es eher unwahrscheinlich macht, dass Missachtungen des Zeitfensters um sich greifen.

Zeitslots konsequent durchsetzen?

Muss die Einhaltung der Zeitslots effektiv durchgesetzt werden, verweigern die Einlass-Systeme den Zutritt außerhalb des gewählten Zeitslots. Bei einigen Events kann dies nötig sein, um offiziellen Auflagen gerecht zu werden.

Bei bestimmten Veranstaltungstypen ist die Einhaltung des Zeitslots naturgemäß und unabhängig von Corona-Maßnahmen verpflichtend – etwa bei Live-Vorstellungen und Vorträgen.

Auch bei Veranstaltungsorten, an denen vormittags und nachmittags unterschiedliche Events stattfinden, ist eine konsequente Durchsetzung der Einlasszeiten essenziell. Hier kann sich der konfigurierte Zeitslot direkt auf die Einlasskontrolle auswirken, sprich: Will ein Besucher außerhalb seines Zeitslots eintreten, verweigert das System den Einlass.

Die Kontingentierung gibt Veranstaltern ein mächtiges Instrument zur Verteilung von Ressourcen und zur Steuerung von Besucherströmen an die Hand. Jenseits der aktuellen Lage lässt sich damit der Einlass kontrollieren, um zu Stoßzeiten übermäßige Ballungen zu vermeiden.

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