Case Study 2: Ticketing und Zutrittskontrolle
für ein Fachhandelszentrum innerhalb einer Großveranstaltung

Die Ausgangssituation


Einer der größten Messebetreiber Deutschlands plant auf dem Veranstaltungs-
gelände eines weltweit beachteten Großevents ein separates Fachhandels-
zentrum, das ausschließlich autorisierten Händlern, Ausstellern und Medien-
vertretern vorbehalten sein soll. Die erwartete Besucherzahl liegt im hohen 5-stelligen Bereich, die des gesamten Events bei über 500.000.

Die Anforderungen

Als Zutrittskontrolle zum Fachhandelszentrum wünscht der Betreiber aus mehreren Gründen klassische Drehsperren: Sie schaffen einerseits eine sichtbare Trennung zwischen der für alle Besucher zugänglichen Veranstaltung und dem Fachhandels-
forum. Andererseits sollen auf diese Weise Personalressourcen verringert und etwaige Diskussionen über den Zutritt zwischen Personal und Besucher vermieden werden.

Um das Fachhandelszentrum betreten zu können, muss jeder Besucher im Zuge einer Akkreditierung ausgewählte persönliche und berufsbezogene Daten hinterlegen. Die Akkreditierung soll auch über das Internet möglich sein. Alle Vorjahresbesucher sollen automatisch eine E-Mail mit Link zur Online-Registrierung erhalten, wo sich die Anmeldung durchführen und persönliche Daten ändern lassen.

Mit Abschluss der Registrierung erhält jeder legitimierte Gast ein Fachbesucher-
ticket mit Barcode. Dieses Ticket kann an allen installierten Drehsperren in den insgesamt acht Eingangsbereichen des Fachhandelszentrums ohne Einschränk-
ungen genutzt werden.

Die Lösung


In diesem Projekt unterstützt ADITUS den Veranstalter des Fachhandelszentrums nicht nur in einzelnen Bereichen, sondern ganzheitlich in Bezug auf das Ticketing und die Einlasskontrolle: Dies beginnt bei der anfänglichen Projektierung des Events, geht über die Vermietung, Installation und Konfiguration aller Systeme und endet bei der Schulung des Personals und der Sicherstellung des Live-Betriebs.

Die Forderungen nach Online- und Vor-Ort-Registrierung erfüllt ADITUS mit bewährten Produkten aus dem umfassenden Portfolio. Layout und Funktionalität der Internetregistrierung werden an die Wünsche des Veranstalters angepasst. Zur Bestätigung seiner Registrierung erhält der Messebesucher automatisch eine E-Mail mit PDF-Anhang. Zur – datenschutzrechtlich bedenkenlosen – Erfassung der Fachbesucheradressen vor Ort kommt die ADITUS-Besucherregistrierung zum Einsatz; die auf die individuellen Bedürfnisse des Fachhandelszentrums angepasste Konfiguration wird dabei um Visitenkartenscanner erweitert, die den reibungslosen und schnellen Registrierungsablauf unterstützen und für hohe Adressqualität sorgen.


Die insgesamt 20 Drehsperren zur elektronischen Zutrittskontrolle bezieht der Fachhandelszentrum-Betreiber aus dem umfangreichen Hardware-Mietpool von ADITUS. Als zusätzliche Unterstützung der Drehsperren, etwa zu Stoßzeiten oder für einen barrierefreien Zutritt, werden ebenfalls leihweise mobile Funkhandscanner – die ADITUS-Mobile Supervisor – eingesetzt.

Allen Ausstellern des Fachhandelszentrums wird ein Leadtracking-Service basierend auf Hard- und Software von ADITUS angeboten. Mit schlüsselanhängergroßen Barcodescannern kann der Aussteller auf Knopfdruck das Fachbesucherticket eines Kunden oder Interessenten scannen. Auf diese Weise erhält er unkompliziert und schnell alle zuvor vom Messebesucher hinterlegten Daten. Der Austausch von Visitenkarten oder eine aufwendige Nacherfassung entfällt somit.

Mit Hilfe leistungsstarker und aussagekräftiger Reporting-Tools von ADITUS hat der Veranstalter jederzeit die Möglichkeit, sich einen Überblick über Besucherzahlen zu verschaffen. Neben Vergleichen zu vorangegangenen Fachhandelszentren können zudem individuelle Abfragen durchgeführt werden.

Zu den Case Studies

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